Co to jest oversharing?
Oversharing to zjawisko, które może wystąpić w każdej organizacji korzystającej z narzędzi cyfrowych – również takich jak Microsoft 365. Polega ono na tym, że informacje są udostępniane większej liczbie odbiorców niż to konieczne, a to może prowadzić do nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych lub poufnych danych. Problem ten wynika głównie z błędów ludzkich, takich jak niezamierzone udostępnienie dokumentu lub nieprawidłowe ustawienie uprawnień dostępu do folderów.
Przykładu overshdaringu
Udostępnianie linków do dokumentów bez ograniczeń
To jeden z najczęstszych przypadków. Pracownik wysyła link do dokumentu zawierającego wrażliwe dane finansowe firmy, nie zdając sobie sprawy, że każdy, kto posiada link, może go otworzyć.
Niewłaściwe ustawienie uprawnień
Podczas tworzenia wspólnego folderu na dysku OneDrive, pracownik nadaje uprawnienia „może edytować” wszystkim użytkownikom w organizacji, zamiast ograniczyć dostęp tylko do wybranych osób.
Nieświadome udostępnianie wrażliwych danych w Teams
W trakcie dyskusji na kanale ogólnym w Teams pracownik dołącza raport z danymi klientów, nie zdając sobie sprawy, że dostęp do kanału mają osoby spoza zespołu projektowego.
Dlaczego oversharing jest niebezpieczny?
Oversharing może prowadzić do wielu poważnych konsekwencji, w tym do naruszeń danych, utraty zaufania klientów, a nawet do konsekwencji prawnych związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO. Ponadto, niekontrolowany dostęp do informacji może ułatwić działania konkurencji lub cyberprzestępców.
Jak rozpoznać ryzyko oversharingu?
Rozpoznanie ryzyka oversharingu wymaga regularnego monitorowania i audytowania sposobu, w jaki dane są udostępniane i wykorzystywane w organizacji. Zalecamy zwrócić uwagę na:
Uprawnienia dostępu do plików i folderów
Sprawdź, kto ma dostęp do wrażliwych danych i czy ten dostęp jest konieczny do właściwego wykonywania zadań.
Sposób udostępniania informacji
Przeanalizuj, jak pracownicy udostępniają dane pomiędzy sobą i czy korzystają z bezpiecznych metod.
Świadomość pracowników
Oceń, czy pracownicy są świadomi zagrożeń związanych z oversharingiem i czy znają najlepsze praktyki bezpiecznego udostępniania danych.
Jak zapobiegać oversharingowi?
To kluczowe pytanie. Zapobieganie oversharingowi w środowisku Microsoft 365 wymaga kompleksowego podejścia, które obejmie zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne. Oto kilka kluczowych strategii, które mogą pomóc w ochronie danych przed nadmiernym udostępnianiem.
Budowanie świadomości i szkolenie pracowników
Podstawą każdej strategii bezpieczeństwa jest edukacja. Regularne szkolenia i warsztaty dotyczące bezpiecznego udostępniania danych i potencjalnych zagrożeń związanych z oversharingiem są niezbędne. Pracownicy powinni być świadomi, jakie dane są uznawane za wrażliwe i jakie konsekwencje może nieść za sobą ich nieautoryzowane udostępnienie. Warto również uczyć ich korzystania z narzędzi Microsoft 365 w sposób, który minimalizuje ryzyko oversharingu.
Zasady dostępu i zarządzanie uprawnieniami
Ograniczenie dostępu do danych tylko do osób, które faktycznie ich potrzebują, jest kluczowe w zapobieganiu oversharingowi. W Microsoft 365 można skonfigurować zasady dostępu i uprawnienia na różnych poziomach, od poszczególnych dokumentów po całe zespoły w Teams. Ważne jest, aby regularnie aktualizować te uprawnienia.
Monitorowanie i audyt
Regularne monitorowanie i audytowanie sposobu, w jaki dane są udostępniane i wykorzystywane, pozwala na wczesne wykrywanie potencjalnych przypadków oversharingu. Narzędzia takie jak Microsoft Purview oferują zaawansowane funkcje monitorowania, które mogą pomóc w identyfikacji i reagowaniu na nieautoryzowane udostępnianie danych. Audyty dostępu i aktywności użytkowników powinny być przeprowadzane regularnie w celu zapewnienia ciągłości ochrony danych.
Jak wykorzystać narzędzia Microsoft 365, aby zapobiec oversharingowi?
Jeśli zamierzamy ograniczyć ryzyko oversharingu w firmie, platforma Microsoft 365 oferuje wiele narzędzi i funkcji, które pomogą zapobiegać nadmiernemu udostępnianiu danych:
Microsoft Purview
Microsoft Purview (wcześniej znany jako Microsoft Information Protection) to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania ochroną danych i ryzykiem w całej organizacji. Umożliwia klasyfikację danych, zarówno automatyczną, jak i ręczną. Dzięki etykietom poufności można określić, które dane są wrażliwe i wymagają dodatkowej ochrony, a następnie automatycznie zastosować odpowiednie zasady ochrony, takie jak szyfrowanie, ograniczenia dostępu czy zasady zapobiegające utracie danych (DLP).
Microsoft Teams
Popularne Teamsy oferują szczegółowe ustawienia prywatności i bezpieczeństwa, które pozwalają administratorom kontrolować, kto może tworzyć zespoły, kto może do nich dołączać i jakie informacje mogą być w nich udostępniane. Można również skonfigurować zasady dostępu dla gościa, aby upewnić się, że tylko autoryzowane osoby zewnętrzne uzyskają dostęp do określonych zespołów i danych.
SharePoint i OneDrive
SharePoint i OneDrive to kluczowe narzędzia do przechowywania i współdzielenia dokumentów w Microsoft 365. Oferują one zaawansowane opcje zarządzania uprawnieniami, które pozwalają na precyzyjne kontrolowanie, kto ma dostęp do poszczególnych plików i folderów. Administratorzy mogą ustawić uprawnienia na poziomie poszczególnych dokumentów, co da pewność, że tylko upoważnione osoby będą je przeglądać, edytować lub udostępniać. Dzięki integracji z Microsoft Purview organizacje mogą automatycznie stosować zasady ochrony do plików przechowywanych w SharePoint i OneDrive, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo danych.
Microsoft Information Protection
MIP to kolejne potężne narzędzie w arsenale Microsoft 365, które pomaga w identyfikacji, klasyfikacji i ochronie danych. Umożliwia ono tworzenie etykiet poufności i zasad ochrony, które automatycznie klasyfikują i chronią wrażliwe dane w zależności od ich zawartości. Dla przykładu, można automatycznie zaszyfrować wszystkie dokumenty zawierające numery kart kredytowych lub oznaczyć jako poufne wszystkie pliki zawierające dane osobowe.
Tworzenie kultury bezpieczeństwa danych
Ostatecznie zapobieganie oversharingowi wymaga więcej niż tylko narzędzi i technologii; wymaga kultury organizacyjnej, która priorytetowo traktuje bezpieczeństwo danych.
Budowanie świadomości na temat bezpieczeństwa informacji, promowanie dobrych praktyk i zachęcanie do zgłaszania potencjalnych zagrożeń są kluczowe dla stworzenia środowiska, w którym dane są bezpieczne.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat sposobów i narzędzi ochrony danych w swojej organizacji? Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem – szczególnie z pracy w platformie Microsoft 365!