Zależało nam na tym, żebyście mogli bez problemu znaleźć to, czego szukacie. Nowa strona Digital Dexterity Labs jest teraz jeszcze bardziej intuicyjna, a nawigowanie po niej – mamy nadzieję – dużo przyjemniejsze.

Naszym nadrzędnym celem było stworzenie klarownego interfejsu, który umożliwi Wam szybki i efektywny dostęp do poszukiwanych informacji.

W procesie projektowania szczególną uwagę poświęciliśmy optymalizacji architektury strony i prezentacji treści, dbając o to, aby były one intuicyjne i lepiej dostosowane pod względem UX.

Równocześnie wzbogaciliśmy stronę o nowe, unikalne elementy graficzne, które nie tylko wzmacniają jej wymiar wizualny, ale również podkreślają charakter marki Digital Dexterity Labs. Wierzymy, że wprowadzone zmiany przełożą się na jeszcze lepsze doświadczenia użytkowników.

Mamy nadzieję, że nowa strona spełni Wasze oczekiwania. Jesteśmy bardzo ciekawi Waszych opinii – koniecznie dajcie nam znać, co myślicie!

Pozdrawiamy,

Zespół Digital Dexterity Labs

Artykuł JUŻ JEST! Nowa odsłona strony pochodzi z serwisu Digital Dexterity Labs.

Przykładu overshdaringu

Udostępnianie linków do dokumentów bez ograniczeń

To jeden z najczęstszych przypadków. Pracownik wysyła link do dokumentu zawierającego wrażliwe dane finansowe firmy, nie zdając sobie sprawy, że każdy, kto posiada link, może go otworzyć.

Niewłaściwe ustawienie uprawnień

Podczas tworzenia wspólnego folderu na dysku OneDrive, pracownik nadaje uprawnienia „może edytować” wszystkim użytkownikom w organizacji, zamiast ograniczyć dostęp tylko do wybranych osób.

Nieświadome udostępnianie wrażliwych danych w Teams

W trakcie dyskusji na kanale ogólnym w Teams pracownik dołącza raport z danymi klientów, nie zdając sobie sprawy, że dostęp do kanału mają osoby spoza zespołu projektowego.

Dlaczego oversharing jest niebezpieczny?

Oversharing może prowadzić do wielu poważnych konsekwencji, w tym do naruszeń danych, utraty zaufania klientów, a nawet do konsekwencji prawnych związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO. Ponadto, niekontrolowany dostęp do informacji może ułatwić działania konkurencji lub cyberprzestępców.

Jak rozpoznać ryzyko oversharingu?

Rozpoznanie ryzyka oversharingu wymaga regularnego monitorowania i audytowania sposobu, w jaki dane są udostępniane i wykorzystywane w organizacji. Zalecamy zwrócić uwagę na:

Uprawnienia dostępu do plików i folderów

Sprawdź, kto ma dostęp do wrażliwych danych i czy ten dostęp jest konieczny do właściwego wykonywania zadań.

Sposób udostępniania informacji

Przeanalizuj, jak pracownicy udostępniają dane pomiędzy sobą i czy korzystają z bezpiecznych metod.

Świadomość pracowników

Oceń, czy pracownicy są świadomi zagrożeń związanych z oversharingiem i czy znają najlepsze praktyki bezpiecznego udostępniania danych.

Jak zapobiegać oversharingowi?

To kluczowe pytanie. Zapobieganie oversharingowi w środowisku Microsoft 365 wymaga kompleksowego podejścia, które obejmie zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne. Oto kilka kluczowych strategii, które mogą pomóc w ochronie danych przed nadmiernym udostępnianiem.

Budowanie świadomości i szkolenie pracowników

Podstawą każdej strategii bezpieczeństwa jest edukacja. Regularne szkolenia i warsztaty dotyczące bezpiecznego udostępniania danych i potencjalnych zagrożeń związanych z oversharingiem są niezbędne. Pracownicy powinni być świadomi, jakie dane są uznawane za wrażliwe i jakie konsekwencje może nieść za sobą ich nieautoryzowane udostępnienie. Warto również uczyć ich korzystania z narzędzi Microsoft 365 w sposób, który minimalizuje ryzyko oversharingu.

Zasady dostępu i zarządzanie uprawnieniami

Ograniczenie dostępu do danych tylko do osób, które faktycznie ich potrzebują, jest kluczowe w zapobieganiu oversharingowi. W Microsoft 365 można skonfigurować zasady dostępu i uprawnienia na różnych poziomach, od poszczególnych dokumentów po całe zespoły w Teams. Ważne jest, aby regularnie aktualizować te uprawnienia.

Monitorowanie i audyt

Regularne monitorowanie i audytowanie sposobu, w jaki dane są udostępniane i wykorzystywane, pozwala na wczesne wykrywanie potencjalnych przypadków oversharingu. Narzędzia takie jak Microsoft Purview oferują zaawansowane funkcje monitorowania, które mogą pomóc w identyfikacji i reagowaniu na nieautoryzowane udostępnianie danych. Audyty dostępu i aktywności użytkowników powinny być przeprowadzane regularnie w celu zapewnienia ciągłości ochrony danych.

Jak wykorzystać narzędzia Microsoft 365, aby zapobiec oversharingowi?

Jeśli zamierzamy ograniczyć ryzyko oversharingu w firmie, platforma Microsoft 365 oferuje wiele narzędzi i funkcji, które pomogą zapobiegać nadmiernemu udostępnianiu danych:

Microsoft Purview

Microsoft Purview (wcześniej znany jako Microsoft Information Protection) to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania ochroną danych i ryzykiem w całej organizacji. Umożliwia klasyfikację danych, zarówno automatyczną, jak i ręczną. Dzięki etykietom poufności można określić, które dane są wrażliwe i wymagają dodatkowej ochrony, a następnie automatycznie zastosować odpowiednie zasady ochrony, takie jak szyfrowanie, ograniczenia dostępu czy zasady zapobiegające utracie danych (DLP).

Microsoft Teams

Popularne Teamsy oferują szczegółowe ustawienia prywatności i bezpieczeństwa, które pozwalają administratorom kontrolować, kto może tworzyć zespoły, kto może do nich dołączać i jakie informacje mogą być w nich udostępniane. Można również skonfigurować zasady dostępu dla gościa, aby upewnić się, że tylko autoryzowane osoby zewnętrzne uzyskają dostęp do określonych zespołów i danych.

SharePoint i OneDrive

SharePoint i OneDrive to kluczowe narzędzia do przechowywania i współdzielenia dokumentów w Microsoft 365. Oferują one zaawansowane opcje zarządzania uprawnieniami, które pozwalają na precyzyjne kontrolowanie, kto ma dostęp do poszczególnych plików i folderów. Administratorzy mogą ustawić uprawnienia na poziomie poszczególnych dokumentów, co da pewność, że tylko upoważnione osoby będą je przeglądać, edytować lub udostępniać. Dzięki integracji z Microsoft Purview organizacje mogą automatycznie stosować zasady ochrony do plików przechowywanych w SharePoint i OneDrive, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo danych.

Microsoft Information Protection

MIP to kolejne potężne narzędzie w arsenale Microsoft 365, które pomaga w identyfikacji, klasyfikacji i ochronie danych. Umożliwia ono tworzenie etykiet poufności i zasad ochrony, które automatycznie klasyfikują i chronią wrażliwe dane w zależności od ich zawartości. Dla przykładu, można automatycznie zaszyfrować wszystkie dokumenty zawierające numery kart kredytowych lub oznaczyć jako poufne wszystkie pliki zawierające dane osobowe. 

Tworzenie kultury bezpieczeństwa danych

Ostatecznie zapobieganie oversharingowi wymaga więcej niż tylko narzędzi i technologii; wymaga kultury organizacyjnej, która priorytetowo traktuje bezpieczeństwo danych.

Budowanie świadomości na temat bezpieczeństwa informacji, promowanie dobrych praktyk i zachęcanie do zgłaszania potencjalnych zagrożeń są kluczowe dla stworzenia środowiska, w którym dane są bezpieczne.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat sposobów i narzędzi ochrony danych w swojej organizacji? Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem – szczególnie z pracy w platformie Microsoft 365!

Artykuł Jak uniknąć oversharingu danych w Microsoft 365? pochodzi z serwisu Digital Dexterity Labs.

Z radością przedstawiamy całkiem nowy DDL Podcast, który pomoże Ci usprawnić cyfrową współpracę, zwiększyć efektywność zespołu i uniknąć pułapek związanych z wdrażaniem nowych technologii. W każdym odcinku będziemy dzielić się praktycznymi wskazówkami, doświadczeniem ekspertów i najlepszymi strategiami dla nowoczesnych środowisk pracy.

Wysłuchaj rozmowy z Szymonem Bochniakiem

W pierwszym odcinku gościmy Szymona Bochniaka – Microsoft MVP, który podpowie, jak uniknąć przepalania budżetu na nietrafione wdrożenia oraz co zrobić, aby pracownicy faktycznie korzystali z AI, a nie tylko mieli do niego dostęp.

Jeśli chcesz, żeby technologia faktycznie wspierała pracowników, a nie była jedynie kolejnym narzędziem na liście – daj szansę naszemu podcastowi. Pierwszy odcinek znajdziesz tutaj – YouTube, Spotify, Apple Podcasts.

Miłego słuchania!

Artykuł NOWOŚĆ! DDL Podcast – Porozmawiajmy o Cyfrowych Miejscach Pracy! pochodzi z serwisu Digital Dexterity Labs.